TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

DESKRIPSI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM 

Pelatihan Document Control and Filing System sangat penting dalam manajemen dokumen di suatu organisasi, terutama untuk memastikan bahwa semua informasi yang disimpan dapat diakses dengan mudah, aman, dan terorganisir dengan baik. Sistem pengendalian dokumen yang efisien tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga membantu dalam menjaga kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dengan adanya pelatihan ini, karyawan dapat memahami prosedur yang tepat untuk menyimpan, mengelola, dan mengarsipkan dokumen secara sistematis, mengurangi risiko kehilangan data penting, serta mempercepat proses pencarian informasi yang diperlukan. Hal ini akan berdampak pada produktivitas yang lebih baik dan mengurangi potensi kesalahan yang dapat merugikan organisasi.

TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Meningkatkan Pemahaman Prosedur Pengendalian Dokumen: Peserta dapat memahami pentingnya pengendalian dokumen dalam sebuah organisasi, serta prosedur yang tepat dalam mengelola dokumen, mulai dari penciptaan, pengeditan, hingga pengarsipan.
   
2. Mengoptimalkan Pengelolaan Dokumen: Meningkatkan kemampuan dalam menyusun, menyimpan, dan mengarsipkan dokumen sesuai dengan sistem yang terstruktur sehingga memudahkan pencarian informasi dengan cepat dan efisien.
   
3. Menjamin Kepatuhan dan Keamanan Dokumen: Peserta dapat memastikan bahwa dokumen yang dikelola memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang ditetapkan, mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan data.
   
4. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas: Dengan pengelolaan dokumen yang lebih baik, proses kerja menjadi lebih efisien, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen dan meningkatkan produktivitas kerja.
   
5. Meningkatkan Kolaborasi Tim: Pelatihan ini juga bertujuan untuk meningkatkan kemampuan tim dalam berkolaborasi secara efektif melalui sistem pengelolaan dokumen yang lebih terintegrasi dan terorganisir.
   

PESERTA PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Staf Administrasi: Mereka yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen sehari-hari, seperti pengarsipan, pencatatan, dan pengelompokan dokumen, sangat membutuhkan pelatihan ini agar dapat mengelola dokumen secara efisien dan terstruktur.
   
2. Manajer atau Kepala Departemen: Para manajer yang mengawasi alur pengelolaan dokumen dalam tim atau departemennya perlu memahami pentingnya sistem pengendalian dokumen untuk memastikan kepatuhan dan efisiensi operasional.
   
3. Staf Pengendali Dokumen: Staf yang bertugas khusus dalam mengawasi dokumen masuk dan keluar, serta memastikan bahwa semua dokumen tercatat dan diarsipkan dengan baik, harus dilatih untuk mengikuti standar kontrol yang tepat.
   
4. Tim IT atau Pengelola Sistem: Mereka yang terlibat dalam pengembangan atau pemeliharaan sistem manajemen dokumen elektronik, perlu memahami bagaimana dokumen disusun, dikelola, dan diproses untuk mendukung integrasi sistem.
   
5. Pihak Hukum dan Kepatuhan (Compliance Officer): Untuk memastikan bahwa pengelolaan dokumen mematuhi peraturan perundang-undangan dan kebijakan internal, pelatihan ini akan sangat berguna bagi mereka yang bekerja dalam bidang hukum dan kepatuhan.
   
6. Tim Keuangan dan Akuntansi: Para profesional yang mengelola laporan keuangan, bukti transaksi, dan dokumen terkait lainnya perlu memiliki sistem pengendalian dokumen yang baik untuk mempermudah audit dan verifikasi data.
   
7. Pimpinan Proyek atau Project Manager: Mereka yang mengelola dokumen proyek seperti rencana, laporan kemajuan, dan dokumen teknis lainnya, perlu memiliki keterampilan dalam pengelolaan dokumen untuk memastikan kelancaran dan akurasi selama proyek berlangsung.
   
8. Pekerja di Perusahaan Berskala Besar atau Multinasional: Di perusahaan dengan volume dokumen yang besar, setiap staf yang terlibat dalam pengelolaan informasi dan komunikasi internal juga perlu dilatih agar dapat mengelola dokumen sesuai standar yang ditetapkan.
   

OUTLINE / LIST MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Pengenalan Document Control and Filing System

• Definisi dan pentingnya sistem pengendalian dokumen
• Manfaat sistem pengendalian dokumen yang baik dalam organisasi
• Jenis-jenis dokumen yang dikelola dalam perusahaan

2. Prinsip Dasar Pengendalian Dokumen

• Standar pengendalian dokumen
• Prosedur dan kebijakan terkait pengelolaan dokumen
• Peran dan tanggung jawab pengendali dokumen

3. Proses Pengelolaan Dokumen

• Tahapan dalam pengelolaan dokumen (penciptaan, distribusi, pengarsipan, hingga penghancuran)
• Pengelolaan dokumen masuk dan keluar
• Penandaan dan pengklasifikasian dokumen

4. Sistem Pengarsipan Dokumen

• Sistem pengarsipan tradisional (manual) vs. sistem pengarsipan elektronik
• Teknik pengorganisasian dokumen (alphabetical, numerical, chronological, dll.)
• Penyimpanan fisik dan digital dokumen

5. Pengendalian Akses dan Keamanan Dokumen

• Pengaturan hak akses pada dokumen
• Kebijakan keamanan untuk dokumen penting
• Perlindungan data pribadi dan sensitif
• Teknik pengamanan dokumen elektronik (enkripsi, password, dll.)

6. Sistem Pengendalian Dokumen Elektronik

• Penggunaan perangkat lunak (software) pengelolaan dokumen (Document Management System / DMS)
• Integrasi sistem pengelolaan dokumen dengan sistem lain (ERP, CRM, dll.)
• Penyimpanan cloud dan sistem backup

7. Prosedur Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen

• Standar dan pedoman pengarsipan dokumen
• Penyimpanan dokumen jangka panjang vs. jangka pendek
• Proses penghancuran dokumen yang sudah tidak diperlukan

8. Audit dan Pemantauan Dokumen

• Prosedur audit dokumen
• Pemantauan kepatuhan terhadap kebijakan pengendalian dokumen
• Pengelolaan dan pelaporan kesalahan atau kekurangan dalam pengendalian dokumen

9. Pelatihan dan Sosialisasi Kebijakan Pengendalian Dokumen

• Program pelatihan dan sosialisasi kepada karyawan
• Pengembangan keterampilan dalam pengelolaan dokumen
• Penguatan kesadaran tentang pentingnya pengelolaan dokumen yang baik

10. Studi Kasus dan Latihan Praktis

• Simulasi pengelolaan dokumen dalam situasi nyata
• Analisis studi kasus untuk mengidentifikasi perbaikan dalam sistem pengendalian dokumen
• Diskusi kelompok tentang tantangan dalam pengelolaan dokumen

11. Evaluasi dan Penutupan

• Evaluasi pemahaman peserta terhadap materi pelatihan
• Rangkuman dan umpan balik dari peserta pelatihan
• Rencana tindak lanjut untuk penerapan sistem pengendalian dokumen di organisasi

Pemateri/ Trainer pelatihan sistem pengarsipan dokumen Jogja

Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.

Metode pelatihan pengendalian akses Bali

Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami.  Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.

Lokasi Pelatihan Prosedur Penyimpanan Terbaik

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

Jadwal Training Terbaru di Tahun 2025

Januari : 16 – 17 Januari 2025
Februari : 13 – 14 Februari 2025
Maret : 5 – 6 Maret 2025
April : 24 – 25 April 2025
Mei : 21 – 22 Mei 2025
Juni : 11 – 12 Juni 2025
Juli : 16 – 17 Juli 2025
Agustus : 20 – 21 Agustus 2025
September : 17 – 18 September 2025
Oktober : 8 – 9 Oktober 2025
November : 12 – 13 November 2025
Desember : 17 – 18 Desember 2025

Apabila Anda menginginkan jadwal pelatihan yang berbeda, kami juga dapat menyesuaikan jadwal pelatihan dengan kebutuhan calon peserta

Investasi Training Prosedur Penyimpanan Pasti Running

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Training untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.